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Ein weltweit anerkanntes Pharmaunternehmen kämpfte mit einem über 20 Jahre alten Legacy-System zur Verwaltung von Ethikgenehmigungen für klinische Studien (Institutional Review Board – IRB‑Prozess). Dieses kritische System umfasste sowohl ein kundenseitiges Portal für Einreichungen als auch interne Anwendungen für Prüf- und Genehmigungsabläufe, alles basierend auf veralteter Visual Basic (VB.NET)-Technologie. Die Legacy-Plattform war zu einem Engpass geworden, da sie schwer zu warten war und sowohl für Forscher als auch für internes Personal eine schlechte Benutzererfahrung bot.
Die Situation war nicht einzigartig; selbst im Jahr 2025 verlassen sich laut einem aktuellen Branchenbericht noch 92 % der Organisationen auf veraltete Technologien wie Visual Basic, PowerBuilder und klassisches ASP. Noch bedenklicher ist, dass Legacy-Plattformen versteckte Kosten verursachen, da laut Analysen von Growth Acceleration Partners 68 % der Unternehmen Sicherheitsverletzungen erlebt haben, die mit Legacy-Software in Verbindung stehen.
Der Kunde erkannte, dass die Modernisierung des Systems entscheidend war, um Benutzerfreundlichkeit und Effizienz zu verbessern. Allerdings mussten sämtliche Änderungen äußerst vorsichtig vorgenommen werden: Der IRB-Genehmigungsprozess ist essenziell für laufende klinische Studien, daher waren keinerlei Ausfallzeiten oder Unterbrechungen während der Transformation akzeptabel.
Das alternde IRB-System litt unter geringer Benutzerfreundlichkeit und technologischer Überalterung. Nutzer empfanden die Oberfläche als unintuitiv und langsam, was zu häufigen Fehlern und Frustration führte, während die IT-Abteilung zunehmend mit Wartungsproblemen und Sicherheitslücken im Legacy‑Stack konfrontiert war.
Der Kunde hatte bereits versucht, das System mit Hilfe eines externen Dienstleisters zu modernisieren, doch das Projekt scheiterte daran, eine tragfähige moderne Lösung zu liefern. Nach diesem Fehlstart bestand ein dringender Bedarf, das IRB‑System schnell und erfolgreich zu modernisieren. Der zentrale Schmerzpunkt war, eine reibungslose technologische Transformation zu erreichen, ohne laufende Ethikgenehmigungen zu beeinträchtigen – Ausfallzeiten oder erhebliche Nutzerverwirrung hätten klinische Studien verzögert, was für ein Pharmaunternehmen inakzeptabel ist.
AROBS stellte ein Team aus Senior‑Softwareingenieuren zusammen, die sowohl in Legacy‑ als auch in modernen Technologien erfahren waren. Das Team entwickelte eine zweiphasige Modernisierungsstrategie.
In Phase 1 wurde das kundenseitige Modul (das externe Portal für Forscher und Partner) priorisiert, da es den größten Einfluss auf die Nutzerzufriedenheit hatte. Es war auch am stärksten veraltet in Bezug auf Benutzeroberfläche und Interaktion. AROBS entwickelte dieses Modul zu einer modernen Webanwendung mit workflow‑orientierter Benutzeroberfläche, die Nutzer Schritt für Schritt durch Einreichungs- und Genehmigungsabschnitte führte. Dieses nutzerzentrierte Design verbesserte die Bedienbarkeit erheblich. Die Ingenieure stellten sicher, dass das neue Frontend während der Übergangsphase weiterhin mit dem Legacy‑Backend kommunizieren konnte.
Phase 2 sollte später die interne Anwendung adressieren. Durch die Modernisierung des externen Portals schuf AROBS jedoch sofort Mehrwert für Endnutzer und setzte positive Dynamik für den weiteren Wandel frei. Das Team aktualisierte den gesamten Technologie‑Stack auf ein modernes, wartbares Framework und implementierte Best Practices wie responsives Design und verbesserte Datenvalidierung. Während der gesamten Entwicklung wurde das neue System fortlaufend mit Endnutzern (u. a. klinischen Koordinatoren und IRB‑Administratoren) abgeglichen, um sicherzustellen, dass es Bedürfnisse erfüllte und die Schwachstellen der alten Oberfläche beseitigte.
AROBS’ Fähigkeit, ein zuvor gescheitertes Projekt zu retten, beruhte auf der Zusammenstellung eines multidisziplinären Expertenteams. Das Projektteam bestand aus Senior‑Softwareentwicklern mit Erfahrung sowohl in Legacy‑Technologien (für das Verständnis der alten VB.NET‑Codebasis und Datenstrukturen) als auch in moderner Webentwicklung (für die Umsetzung der neuen Lösung mit aktuellen Frameworks). UX/UI‑Spezialisten entwarfen eine klare, intuitive Oberfläche, die genau auf die Abläufe des IRB‑Genehmigungsprozesses abgestimmt war. Zusätzlich stellte AROBS technische Architekten und Integrationsexperten zur Verfügung, um sicherzustellen, dass die neuen Module während der schrittweisen Einführung mit den verbleibenden Altsystemkomponenten und Datenbanken interagieren konnten.
Die Manager gaben der Projektleitung ein tiefes Verständnis der regulatorischen Prozesse in der Pharmaindustrie und frühere Erfahrungen bei der Modernisierung von Compliance-bezogenen Systemen. Diese Mischung aus Fähigkeiten ermöglichte es dem Team, die Gründe für das Scheitern des vorherigen Versuchs schnell zu identifizieren und einen überarbeiteten Plan umzusetzen, der sowohl die technischen als auch die menschlichen Faktoren der Transformation berücksichtigte.
Die Modernisierungsinitiative war ein voller Erfolg und erreichte innerhalb weniger Monate, was der vorherige Dienstleister nicht umsetzen konnte. Die kundenseitige IRB‑Anwendung wurde in ein benutzerfreundliches, effizientes System überführt, was zu einer schnellen, breiten Nutzerakzeptanz führte. Tatsächlich wurde die alte Oberfläche in kurzer Zeit vollständig ausgemustert, sobald die Benutzer die Vorteile des neuen Systems erfahren hatten – eine starke Bestätigung der Benutzerfreundlichkeit der neuen Lösung.
Indem AROBS das Altsystem zunächst als Fallback am Laufen hielt, wurde sichergestellt, dass der IRB-Prozess keinerlei Unterbrechungen erfuhr; entscheidend war, dass während des Übergangs keine Genehmigungen für klinische Studien verzögert oder verloren gingen.
Neben der verbesserten Benutzerfreundlichkeit beseitigte der moderne Technologie‑Stack viele der zuvor bestehenden Wartungsprobleme und Sicherheitsrisiken.
AROBS’ flexible und strategische Vorgehensweise führte zur Schaffung einer modernen IRB‑Managementplattform, die mit zukünftigen Anforderungen skalieren kann. Dieser Fall zeigt, dass selbst extrem veraltete Systeme erfolgreich modernisiert werden können: mit dem richtigen Ansatz aus gestaffeltem Rollout, nutzerzentriertem Design und einem kompetenten, funktionsübergreifenden Team.
AROBS’ Arbeit rettete nicht nur ein geschäftskritisches System vor der Obsoleszenz, sondern positionierte den Kunden auch an der Spitze der digitalen Transformation in der Verwaltung klinischer Studien, und das alles bei vollständiger Sicherstellung der betrieblichen Kontinuität.
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