KI-gestütztes Auftragsmanagement

Für US-amerikanische E-Commerce- und Distributionsunternehmen hat sich KI rasch von experimentell zu essenziell entwickelt. Laut CapitalOne Shopping Research setzen inzwischen fast vier von fünf Online-Händlern KI in ihren Betriebsabläufen ein, und ähnliche 81 % der B2B-Großhändler haben zumindest KI-Lösungen pilotiert. Diese Unternehmen nutzen KI in Vertrieb, Auftragsabwicklung und Kundenservice und erzielen bereits greifbare Vorteile. KI-gestützte Chatbots und Personalisierungs-Engines steigern Online-Konversionsraten um bis zu 67 % und erhöhen Umsätze um bis zu 40 %, wie in der oben genannten Studie vom April 2025 hervorgehoben wird.

Unser Kunde: Ein in den USA ansässiger Marktführer im Vertrieb von elektrischen und elektronischen Bauteilen, der sowohl Unternehmenskunden als auch Endverbraucher bedient. Mit einem umfangreichen und kontinuierlich aktualisierten Lagerbestand stellt das Unternehmen Produktverfügbarkeit, schnelle Auftragsabwicklung und hochwertige Kundenbeziehungen sicher.

Überblick

Geschwindigkeit, Präzision und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um Kunden zu gewinnen und zu halten. Unser Kunde, ein bedeutender US-amerikanischer Lieferant, der sowohl B2B- als auch B2C-Märkte bedient, verwaltet einen umfangreichen Katalog mit Hunderttausenden von lagernden Artikeln. Während das Produktsortiment das Unternehmen als vertrauenswürdige Quelle für Kunden positionierte, schufen die Vielfalt und das Volumen eingehender Bestellungen eine erhebliche operative Belastung. Durch die Nutzung von Fortschritten im Bereich KI half das AROBS-Team dem Kunden, seinen Auftragsmanagementprozess in ein optimiertes, automatisiertes und intelligentes System zu transformieren.

Die Herausforderung

Kunden forderten Angebote an und gaben Bestellungen über eine Vielzahl von nicht miteinander verbundenen Kanälen auf:

• Freitextnachrichten per SMS
• Dokumente in unterschiedlichen Formaten (Word, Excel, PDF, Bildscans), per E-Mail gesendet oder auf die Plattform hochgeladen
• Telefonanrufe und Voicemail-Nachrichten

Diese Optionen boten den Kunden zwar Komfort, führten jedoch zu einem stark fragmentierten Input-Stream für das Vertriebsteam. Die Verarbeitung dieser unterschiedlichen Formate erforderte erheblichen manuellen Aufwand: Abgleich von Produkten, Validierung von Kundendaten, Prüfung der Verfügbarkeit und Bestätigung der Preise. Dieser arbeitsintensive Ansatz verlangsamte die Reaktionszeiten, erhöhte den Ressourceneinsatz und das Fehlerrisiko.

Die Lösung

Wir entwarfen und implementierten eine robuste, KI-gestützte Lösung zur Auftragsverarbeitung, die auf einerEnterprise-Retrieval-Augmented-Generation-(RAG)-Architektur basierte. Das System wurde entwickelt, um:

Multi-Channel-Daten zu verarbeiten

• Erfassen und Interpretieren von Kundenkommunikation aus SMS, E-Mail-Anhängen, Transkripten von Telefonanrufen und hochgeladenen Dateien.

Interne Datenstrukturen abzubilden

• Automatisches Abgleichen extrahierter Bestelldetails mit dem internen Produktkatalog, CRM-Datensätzen und Kundenkontaktprofilen.

Integration mit ERP-Systemen

• Synchronisierung von Preisen, Lagerverfügbarkeit und Bestelldaten in Echtzeit. Nach Genehmigung durch einen Vertriebsmitarbeiter wurden Bestellungen automatisch im ERP-System erfasst.

Vertriebsprozesse beschleunigen

• Reduzierung der Auftragsbearbeitungszeit von Stunden oder sogar Tagen auf Minuten, bei gleichbleibender Genauigkeit.

 Technologien

Integrationsmodelle

• Hybrid: transparente, orchestrierte und augmentierte

Ansätze

• Reinforcement Learning zur kontinuierlichen Leistungsverbesserung
• Modell-Feinabstimmung für branchenspezifische Terminologie und Produktkategorien
• Grundlegende Plattform zur Sicherstellung von Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
• Enterprise RAG für intelligente, kontextbewusste Abfrage und Verarbeitung

Ergebnisse & Vorteile

• 70 % Reduzierung des menschlichen Aufwands bei der Bearbeitung von Angeboten und Bestellungen
• Signifikant kürzere Kundenreaktionszeiten, Verbesserung des Serviceniveaus und der Kundenzufriedenheit
• Skalierbare Automatisierung, die es dem Vertriebsteam ermöglicht, höhere Volumina ohne zusätzliches Personal zu bewältigen
• Höhere Datengenauigkeit, Reduzierung kostspieliger Fehler und Verbesserung der Zuverlässigkeit der Auftragsabwicklung

Fazit

Der Einsatz KI-basierter Lösungen zur Bewältigung kostenintensiver Geschäftsprozesse kann zu reduzierten Kosten und besserem Kundenservice führen.

AROBS hat sich als zuverlässiger Partner für seine Kunden bewiesen, indem es sie dabei unterstützt, die neuesten KI-Technologien für ihr Geschäft zu nutzen.