Als ein großes Technologieunternehmen Zeit und Geld verlor, weil es Verträgen in SharePoint nachjagte, entwickelte AROBS einen Gamechanger: eine KI-gestützte Plattform für Vertragsintelligenz, die rechtliche Engpässe in Geschäftserfolge verwandelte.

Rechts- und Finanzabteilungen sind mit einer Vielzahl von Verträgen, Vereinbarungen und regulatorischen Dokumenten überfordert, die über mehrere Repositorien verteilt sind. Während durchschnittliche Unternehmen Tausende aktiver Verträge mit Verpflichtungen in Millionenhöhe verwalten, verlassen sich die meisten weiterhin auf manuelle Prozesse, um Ablaufdaten zu verfolgen, wichtige Klauseln zu extrahieren und Compliance-Berichte zu erstellen. Dieser reaktive Ansatz ist kostspielig, da er auf manueller Dokumentenverarbeitung basiert und sehr fehleranfällig ist. Laut dem 2024 In-House Legal Technology Report gaben 70 % der Befragten (über 300 interne Rechtsfachkräfte aus den USA, Australien und dem Vereinigten Königreich) an, täglich mehr als eine Stunde damit zu verbringen, zwischen Systemen zu wechseln oder administrative bzw. manuelle Aufgaben zu erledigen.

Wir haben auf der bewährten Expertise von AROBS in der Entwicklung von Unternehmenssoftware aufgebaut und sie mit KI erweitert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenspeichersystemen, die als passive Repositorien fungieren, handelt es sich hierbei um eine agentenbasierte KI-Lösung, die Ihre Rechtsdokumente proaktiv analysiert, überwacht und bearbeitet. Sie lässt sich in bestehende SharePoint-Infrastrukturen integrieren, kategorisiert Verträge automatisch nach Art und Zweck, extrahiert alle relevanten Metadaten, beantwortet Fragen in natürlicher Sprache zu bestimmten Vereinbarungen und erstellt Berichte zu einer Vielzahl von Themen, darunter Ablaufverfolgung und vergleichende Klauselanalyse. Das System indexiert, listet und versteht Dokumente und liefert sofortige Antworten auf Fragen wie „Wann läuft unser Vertrag mit Lieferant X aus?“ oder „Welche Vereinbarungen müssen im zweiten Quartal verlängert werden?“.

Die strategischen und finanziellen Vorteile der Implementierung unserer Lösung sind transformativ. Für Finanzteams, die Lieferantenverträge verwalten, Rechtsabteilungen, die regulatorische Anforderungen verfolgen, und HR-Teams, die Arbeitsverträge und Abwerbeverbote überwachen, ermöglicht sie intelligentes Dokumentenmanagement ohne zusätzliches Personal.

Der KI-Agent ist bestens darauf vorbereitet, mittelständische Unternehmen zu unterstützen, die mit ähnlichen betrieblichen Ineffizienzen konfrontiert sind. Mit rollenbasierten Zugriffskontrollen transformiert die Plattform die Art und Weise, wie Organisationen mit ihren Geschäftsdokumenten interagieren, und verwandelt passive Repositories in proaktive Business-Intelligence-Systeme, die Bedürfnisse antizipieren, Risiken verhindern, sofortigen Informationszugriff ermöglichen und fundierte Entscheidungen fördern.

Der Kunde

Ein großes, börsennotiertes Technologieunternehmen mit strengen Anforderungen an Governance, Compliance und Sicherheit. Die Rechts- und Finanzabteilungen des Unternehmens bearbeiten Tausende von Verträgen und Vereinbarungen im Wert von Millionen, hatten jedoch Schwierigkeiten, mit manuellen Prozessen Schritt zu halten.

Die Herausforderung

Die Rechtsabteilung des Kunden hatte mit fragmentierten Dokumentenmanagementprozessen zu kämpfen, die die betriebliche Effizienz beeinträchtigten und unnötige Risiken verursachten. 

Zu den wichtigsten Problemen gehörten:

• Verstreute Informationen: Wichtige Verträge und Vereinbarungen waren über mehrere SharePoint-Websites verteilt, ohne dass eine zentrale Übersicht vorhanden war, was die Suche nach Dokumenten zeitaufwändig und fehleranfällig machte.
• Manuelle Nachverfolgung: Vertragsablaufdaten, Verlängerungsanforderungen und Compliance-Fristen wurden manuell in Tabellenkalkulationen nachverfolgt.
• Doppelte Verwaltung: Dieselben Verträge wurden oft mehrfach von verschiedenen Teammitgliedern mit unterschiedlichen Dateinamen hochgeladen, was zu Verwirrung und Kontrollproblemen führte.
• Eingeschränkte Berichterstellung: Die Erstellung von Berichten über den Vertragsstatus, Lieferantenbeziehungen oder Compliance-Kennzahlen erforderte stundenlange manuelle Zusammenstellung.
• Reaktiver Ansatz: Die Teams konnten nur reaktiv auf dokumentbezogene Anfragen reagieren, ohne proaktive Warnmeldungen zu bevorstehenden Fristen oder Verlängerungsmöglichkeiten.
• Abteilungsübergreifende Ineffizienz: Die Finanz-, Rechts- und Personalabteilungen führten jeweils separate Dokumenten-Workflows mit eingeschränkter Transparenz hinsichtlich der Vertragslandschaften der anderen Abteilungen.

Die Lösung

Das AROBS-Entwicklungsteam stellte sich dieser Herausforderung, indem es eine KI-gestützte Dokumentenintelligenzplattform entwickelte, die die passive Dokumentenspeicherung in ein intelligentes, proaktives Geschäftstool verwandelt.

Die Lösungsstrategie konzentrierte sich auf:

• Intelligente Integration: Anstatt die bestehende SharePoint-Infrastruktur zu ersetzen, verbindet sie mehrere Datenquellen für eine einheitliche Ansicht und behält dabei bestehende Workflows und Berechtigungen bei.
• KI-gestützte Analyse: Mit fortschrittlichen Algorithmen zur Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinellem Lernen kategorisiert der Agent Dokumente, extrahiert wichtige Metadaten (Parteien, Daten, Bedingungen, Verpflichtungen) und versteht Dokumentbeziehungen und -abhängigkeiten.
• Proaktive Intelligenz: Das System überwacht kontinuierlich Dokumentenportfolios, liefert automatisierte Warnmeldungen zu bevorstehenden Ablaufdaten, erstellt Compliance-Berichte und beantwortet spezifische Fragen wie „Wann läuft unser Vertrag mit Lieferant X aus?“ ohne manuelles Eingreifen.
• Benutzerorientiertes Design: Mit einer minimalistischen, intuitiven Benutzeroberfläche, die es auch technisch weniger versierten Benutzern ermöglicht, über natürliche Sprachabfragen und automatisierte Berichterstellung auf leistungsstarke KI-Funktionen zuzugreifen.

Der Entwicklungsansatz war agil und folgte unserem „MVP in a Month“-Ansatz . Dabei arbeiteten die Stakeholder des Kunden und das technische Entwicklungsteam eng zusammen, um die Praxistauglichkeit und den unmittelbaren Geschäftsnutzen sicherzustellen.

Technologien

Die Lösung ist als modulare, auf Microservices basierende Plattform für Dokumenten-Workflows im Unternehmensmaßstab konzipiert und gewährleistet Skalierbarkeit, Sicherheit und nahtlose Integration in bestehende Geschäftssysteme.

KI und maschinelles Lernen:

• Azure OpenAI Services für fortgeschrittene Verarbeitung natürlicher Sprache und Dokumentenverständnis
• LangGraph mit ReAct-Agent für intelligentes Schlussfolgern und kontextbewusste Dokumentensuche
• Weaviate-Vektordatenbank für semantische Suchfunktionen, die Abfragen in natürlicher Sprache über große Dokumentenrepositorien ermöglichen

Backend-Architektur:

• Microservices-Architektur für modulare, unabhängig skalierbare Komponenten
• MongoDB für Gesprächsmanagement und Kontokonfiguration
• RESTful-APIs für nahtlose Systemintegration

Integration & Sicherheit:

• Microsoft-SharePoint-API für automatisierte Dokumentenaufnahme und Synchronisierung
• Unternehmensauthentifizierung mit sicherer Zugriffskontrolle und rollenbasierten Berechtigungen
• Azure-Cloud-Infrastruktur für zuverlässiges, skalierbares Hosting

Dokumentenverarbeitung:

• Automatisierte Dokumentenanalyse, die mehrere Dateiformate (PDF, Word) unterstützt
• Metadatenextraktion für wichtige Vertragsbedingungen, Daten und Verpflichtungen
• Echtzeit-Dokumentenindexierung für sofortige Suche und Abruf

Dieser moderne Technologie-Stack stellt sicher, dass die Lösung Leistung, Sicherheit und KI-gestützte Intelligenz auf Unternehmensniveau bietet und sich gleichzeitig nahtlos in Microsoft-Ökosystem-Tools integriert, die bereits in der Organisation genutzt werden.

Die Ergebnisse

Die agentische KI lieferte messbare Verbesserungen vom ersten Tag an, wie zum Beispiel:

• Keine verpassten Vertragsverlängerungen seit dem Start dank automatisierter Nachverfolgung
• Schnellere Entscheidungen durch Echtzeit-Zugriff auf Vertragseinblicke und Verpflichtungen
• Viele Stunden pro Woche bei der Berichterstellung eingespart durch sofortige, standardisierte Dashboards
• Reduzierte Risikoexposition durch proaktive Compliance-Überwachung
• Teamübergreifende Transparenz, die Kommunikationssilos zwischen Recht, Finanzen und HR beseitigte

Die Plattform optimierte nicht nur die aktuellen juristischen Abläufe, sondern bot auch eine skalierbare Grundlage für zukünftiges Wachstum, vollständig im Einklang mit Governance- und Sicherheitsstandards auf Unternehmensebene.

Die Geschäftsvorteile

Die Implementierung der Lösung führte zu geschäftlichen und betrieblichen Verbesserungen in mehreren Bereichen:

• Betriebliche Effizienz: Reduzierung der Zeit für die Suche nach Vertragsinformationen, Automatisierung von Routineberichten, die zuvor manuell erstellt werden mussten
• Risikominderung: Keine verpassten Vertragsverlängerungen seit der Implementierung durch automatisierte Ablaufverfolgung; vollständige Transparenz über den Signaturstatus.
• Echtzeit-Einblicke in Ressourcenallokation, Subunternehmerbeziehungen und Projektabhängigkeiten.
• Standardisierte Berichterstattung, die konsistente Kennzahlen über verschiedene Dokumenttypen und Geschäftsbereiche hinweg bereitstellt.
• Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit: Integration mehrerer Datenquellen, rollenbasierte Zugriffskontrolle, API-first-Architektur zur Integration mit zukünftigen Geschäftssystemen.

Warum das wichtig ist

Mit unserer Lösung hat der Kunde nicht nur sein Vertragsmanagement optimiert, sondern sich auch einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Was früher eine Vielzahl verstreuter Dateien und manuell erstellter Tabellenkalkulationen war, ist nun eine einzige Informationsquelle, die sofortige Einblicke, proaktive Warnmeldungen und hohe Effizienzsteigerungen liefert.

Für den Kunden bedeutet dies:

• Schnellere Geschäftsentscheidungen auf Basis von Vertragsdaten in Echtzeit
• Geringeres Risiko durch keine versäumten Vertragsverlängerungen oder Compliance-Lücken
• Vollständige Kontrolle durch vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit

Für AROBS zeigt dieses Projekt die Stärke unserer KI-gestützten Softwareentwicklung: komplexe, manuelle Arbeitsabläufe werden in skalierbare Systeme umgewandelt, die Wachstum und Widerstandsfähigkeit fördern. Es festigt unsere Rolle als vertrauenswürdiger Innovationspartner, der Unternehmen dabei unterstützt, von reaktiven Abläufen zu proaktiven, datengestützten Vorteilen überzugehen.